Valutazione e controllo del franchisee in un Franchising

Come controllare che quanto scritto nel manuale operativo viene messo in pratica dagli affiliati. Consulenza legale franchising sulle procedure di controllo della nostra rete.

Il parere del consulente in franchising, Davide D’Andrea Ricchi, CEO e founder di Sviluppo Franchising, agenzia di sviluppo franchising e consulenza in franchising

Una volta che, con l’ausilio del manuale operativo e delle azioni ad esso associate, il nostro know-how è stato trasferito nelle mani del nuovo affiliato, sorge la questione di come vigilare affinché quanto da noi insegnato venga effettivamente messo in pratica.

In pratica come si esercita il controllo sulla rete dei nostri franchisee? Ricordando naturalmente che la vigilanza è un bene per tutti, in quanto volta a muovere l’intera rete verso un obiettivo comune.

Un controllo davvero efficace deve essere innanzitutto periodico, tanto che il consulente di franchising sicuramente suggerirà al franchisor di dedicare una risorsa interna a tale attività. Al crescere della rete, infatti, saranno sempre di più i punti vendita da tenere sotto osservazione e difficilmente l’amministratore del franchisor potrà svolgere quest’attività da solo.

Generalmente i controlli avvengono con l’intreccio di due cadenze temporali, il primo avviene settimanalmente da remoto. In questa sede avviene l’analisi delle performance e la discussione delle problematiche più urgenti. Il secondo incontro ha cadenza mensile e in questo caso solitamente un responsabile nominato dal franchisor si reca personalmente nella struttura  presso l’affiliato. In questa sede vengono analizzate in modo più approfondito le capacita di gestione dell’affiliato, con l’analisi del raggiungimento degli obiettivi con eventuale piano di azioni correttive.

Per esempio, un affiliato potrebbe avere delle performance minori nelle attività di cross-selling. Una volta individuato il problema, il franchisor potrebbe decidere di aiutarlo con una formazione su quel tema.

Con cadenza variabile in base al format, il franchisor fa  quindi una valutazione dei punti vendita affiliati, tenendo conto di parametri quali il regime di fatturato, la comunicazione, la gestione dei dipendenti, l’ottimizzazione dei costi e i risultati in genere.

Un meccanismo incentivante può prevedere un sistema premiante per chi ottiene risultati migliori. Nel caso, invece, degli affiliati al di sotto degli obiettivi attesi, va designato un gap da colmare entro tempi stabiliti. Anche in questo caso, la comunicazione deve essere chiara. L’affiliato deve capire cosa gli è stato chiesto e come deve realizzarlo.

Il manuale operativo va visto anche in un’altra ottica, come strumento di tutela legale a disposizione del franchisor. Esso va considerato a tutti gli effetti come un’estensione del contratto di franchising in grado di integrarne contenuti e vincoli.

La consulenza legale in tema di franchising insegna che un manuale operativo estremamente dettagliato vale più di un contratto a volte, innanzitutto perché costituisce la prova tangibile che il trasferimento di know-how è avvenuto e quindi mette al riparo il franchisor da accuse in tal senso, molto più frequenti di quanto si immagini, da parte dei franchisee.

Un manuale operativo ben redatto è in grado di tutelare in franchisor in ogni aspetto, in modo spesso più chiaro e analitico di quanto possa fare qualsiasi contratto.

Sia che si tratti di dimostrare un’avvenuta formazione, che si parli di contestare strategie di vendite perfettamente spiegate ma non messe in atto, il manuale operativo può costituire l’evidenza e la tutela delle parti. Il manuale operativo è dunque molto di più di una lista di istruzioni. Con il supporto di un consulente professionista o di un agenzia di sviluppo franchising, che qui vivamente consigliamo, costituisce lo strumento primario di tutela legale, oltre a costituire una trascrizione fedele e utilissima del know-how e dei valori che il brand intende trasmettere all’affiliato.